「グループウェアを導入したけど機能が多くて使いこなせていない」と悩んでいませんか？クラウド型グループウェア「iQube」は社内ノウハウの蓄積・活用に役立つ機能が多いことが特長です。その一つである社内Wiki機能の活用テクニックをご紹介します。
iQube機能の一部ご紹介「社内Wiki編」
社内Wiki機能とは？
業務マニュアルや社内規則など、業務に必要な情報を共有・管理できる機能です。コメントで返信を重ねる掲示板とは違い、ひと目で情報を把握できます。組織構造に合わせて記事やファイルを管理し、閲覧権限等の細かい設定も可能です。タイトル・本文検索により必要な情報をすぐに探せます。
特長
- 組織構造に合わせてフォルダ別にWikiを管理
- タイトル検索、本文検索可能ですぐに探せる
- 編集権限を細かく設定可能
- 閲覧者が誰かわかり確認漏れを防止
「業務マニュアル」の管理に活用
社内Wiki機能では、フォルダごとに文書を管理することができるため、組織別に必要な情報を掲載することに適しています。業務マニュアルは紙で保管していることも少なくありませんが、更新の度に印刷・配布が必要になります。iQubeのWiki機能を使えば、文書のように内容が表示され、追加編集やコメントできるので、修正しやすく、他者から意見を集めるのも容易です。
また誰が確認したかをすぐに把握できるので未確認者に対して確認を促しやすくなります。「読んでいなかった」「知らなかった」を防げるのでルールの浸透にも役立ちます。
(左)「業務引継ぎマニュアル」作成例 (右)資料テンプレート作成例
画像の挿入もできるので業務マニュアル以外にも業務の引き継ぎ時の情報共有や部署・チームで利用している資料テンプレートの共有にもおすすめです。
「情報発信ツール」として活用
(左)「社内ブログ(日報)」作成例 (右)「社内報」作成例
業務連絡はメーリングリストなどのメールでの発信一般的です。しかしメールは受信量が多く、見忘れることも度々あります。社内Wikiを活用すれば効果的に全社員に情報発信できます。iQubeはホーム画面に全ての情報が集約されます。社内Wikiで作成した内容がログイン後すぐに表示されるので、メールよりも確実に認識されます。
フォーマットを作成できるので、営業部門であれば日報ツールとして、全社的には企業理念や社内報などに活用してみませんか？
まとめ
「Wiki」とはハワイ語の「Wikiwiki」が語源。「速い」「急ぐ」「形式張らない」という意味だそうです。紙やメールなど従来での共有の仕方と比べ、より簡単に誰もが情報を発信・共有できる便利な機能です。
iQubeは無期限でトライアルできます。社内Wiki機能以外にも業務効率化に役立つ機能を揃えていますので是非お試しください。
