グループウェアのトライアルを利用する際の５つのチェックポイント

またスムーズに予定を登録するために、他のユーザ予定を確認できる「空き時間検索」機能も非常に重要です。別画面で空き時間を参照する必要がなく、モバイルからでも簡単に予定を登録することができます。トライアルをご利用される際はスケジュールで実際に予定を登録・編集されることをお薦めします。

会議の議事録などの文書をスケジュールの予定上で共有することができたり、ToDoリストをスケジュール上に表示することができるグループウェアもあります。そうした連携によってあまり使われない機能の利用を促進します。トライアル上ではスケジュールを中心にどういったグループウェアの運用ができるか、またその連携が実際の運用に合っているかを検討することが重要です。

グループウェアにおけるワークフローとは、電子化された申請書を予め設定された経路に沿って決済や確認の手続きを行う機能を指します。承認手続きを電子化することでいつでも申請書の処理を行うことができ、業務の効率化を図ることが可能です。

トライアルを利用する際に確認すべきポイントがワークフローの詳細な設定です。現在の稟議書のフローを実現する設定ができないグループウェアを導入すると、社内のフローを変えなければなりません。そのため現在の運用のままワークフロー機能を利用できるかは非常に重要です。トライアルで実際にワークフローを作成し、経路や条件を詳細に設定しましょう。

先述の調査によると、重要視している機能として「掲示板」があげられています。似たような機能として文書管理やニュース機能があり、社内報やイントラネットとしての利用など幅広く活用可能です。またユーザは常に最新の情報を閲覧することができます。トライアル上では、ユーザがその文章を閲覧したかどうかを確認できる機能があるかどうかも確認しましょう。この機能により全ユーザへ文書の確認を促します。

またグループウェアiQubeでは掲示板に加え「社内Wiki」機能でも情報発信や社内ノウハウの蓄積が可能です。以下の記事で社内Wiki活用例を紹介しています。是非ご参照ください。（社内Wiki活用事例コラムへ）

グループウェアの利用を促進するためにはモバイルから使いやすいことが重要です。クラウド型グループウェアであればスマホから簡単に利用でき、社員全員が必要な時に利用できる環境を構築可能です。またiQubeではモバイルからのログインにセキュリティを設けることができ、安全に利用できます。トライアルではモバイルから一通りの機能を利用し、使いやすさを確認しましょう。