医療法人積愛会横浜舞岡病院様のiQube活用事例
院長 加瀬 昭彦 様
院内コミュニケーションの活性化と、それまで紙媒体で行われていた業務を効率化するためにiQubeを導入した横浜舞岡病院。企業のためのツールであると思われがちなグループウェアだが、院内業務で役立つことも多いという。どのような効果があったのか、iQubeの活用方法を加瀬院長様に伺った。
横浜舞岡病院
http://www.y-maiokahp.or.jp/
神奈川県横浜市戸塚区舞岡町3482
1957年に開設。地域に根ざした病院として、時代の変化やニーズに柔軟かつ迅速に対応しながら、安全で良質な医療を提供。診療科目は精神科、神経科、内科、老人性認知症専門外来。2012年からiQubeを利用開始。
コミュニケーション活性化と業務効率化のために院内ブログを導入
もともとは、院内コミュニケーションの活性化と、紙媒体業務を効率化するためにブログサービスを導入しました。システムを入れるに当たって多少の抵抗感を抱く人もいましたが、それよりも「不便なことを効率化したいから、早くシステムを入れて欲しい」という声が大きかったですね。
今となっては、iQubeがなくなったら、スケジュール共有も含めて色んなことが大変だな、と思っています。
スケジュール共有で煩雑なやり取りが解消された
今まで私のスケジュールを組む際は、電話でのやり取りで決めていました。例えば、患者の方のご家族と面接を一つするにしても、調整する者が私に電話をかけ、それをまた先方に伝え、その内容がまた私に掛かってきて…と言ったように、間接的なやり取りが繰り返されていました。一つのスケジュールを組むのにも、ものすごく時間がかかってしまっていました。
iQubeの導入後は私のスケジュールをオープンにして、他のスタッフが自由に私のスケジュールを入れられるようにしています。その際、来客などの動かせない案件には★印をつけたりして、他のかぶってもよい予定と区別できるようにしています。これによって、随分予定を組むのが楽になりました。
院内の情報共有の全般をiQubeで完結
iQube上で、最も使われる機能の一つがブログ（社内Wiki）です。ブログ上には院内お知らせ、会議の議事録や決定事項、ドクターの出勤日程、親睦会（野球部）の活動内容、院長メッセージなど、本当に多岐に渡って使用しています。
また、院内全体への情報共有だけでなく、クローズドなグループを作って、その中で重要な書類のやり取りにも利用しています。（※）
（※）iQubeのブログ（社内Wiki）機能では、閲覧者や編集者を一部ユーザーやグループに限定することが可能。
院内サービスの向上や震災時の連絡手段にも活用
ブログサービスを導入した後に、院内で「サービス向上委員会」が始まりました。院内に病院の利用者からの意見を意見箱に集めて、それを月に１回集計しています。これらの集計結果をブログ（社内Wiki）にアップして、職員が見られる様にしています。
また、災害や緊急時の連絡手段としてもiQubeを使用しています。例えば、昨年大雪が降った時も連絡手段として活躍しました。院内に11病棟あるので導入前までは全ての棟に回って連絡をしていたので、その部分もだいぶ楽になりました。とりあえず、停電とかでネットワークにつながらないことでなければ、ブログを使ってやろうかなと思っています。
院内の啓蒙活動で更なる浸透を目指す
現状は、各個人がパソコンを立ち上げて見るような習慣はなく、クラーク（事務職）が中心にiQubeでの情報共有をしています。
クラークの出勤日は平日で、土曜日は率先してパソコンを立ち上げる職員がいないので、今後は土曜日でも、iQubeで連絡事項を確認する人を増やしていきたいと考えています。