サーバ不要のクラウド型とオンプレミス型を徹底比較

メリット

• セキュリティ
  会社内設備で情報を管理するため、外部漏洩のリスクが少ない
• 他ソフトウェアとの統合
  既存システムとの統合は、自由度が高いケースが多い
• カスタマイズ性
  サーバ内でソフトウェアのカスタマイズがしやすい

最近では仮想化サーバの導入により設置スペースの縮小化や管理工数の削減などが可能になりました。そのためオンプレミス型グループウェアの保守運用コストを以前よりも下がっています。さらに自社でカスタマイズしやすいため、利用形態が複雑化しがちな大企業においては様々な社内ニーズに柔軟に対応できます。

デメリット

• コスト
  サーバ購入、ソフトウェア・ライセンス購入など初期費用に多額の費用を要する
  サーバ管理やメンテナンス費用などが別途かかる
• インフラ調達期間
  数週間から数ヶ月かかる
• モバイルアクセス
  煩雑な設定や追加費用が伴う

サーバの保守運用コストが必要となることや多額の初期費用がかかることがオンプレミス型のデメリットです。数年でクラウド型と同様の利用コストになるものの、サーバの管理工数分の人件費も考慮するとそれ以上のコストがかかっていることになります。

こんな企業に最適です

オンプレミス型グループウェアが最適な企業の特徴として以下が挙げられます。

• 社内にサーバを持っている
• 情報システム担当者がサーバの保守運用に工数を割くことができる
• 社内に独自のルールが多く、カスタマイズしないと最適なグループウェアがない
• 会社の情報を社外サーバへ一切出すことができない

メリット

• コスト
  初期費用は無料。かかるとしても安価
  従量課金制のため利用アカウント数や期間に応じた導入が可能
• インフラ調達期間
  アカウント登録の後、すぐ使うことができる
• モバイルアクセス
  煩雑な設定なしにモバイルからのアクセスが可能
  モバイル専用画面が用意されている場合が多く、モバイルからでも使いやすい

クラウド型グループウェアは初期費用がかかりません。さらにグループウェア提供会社が行うバージョンアップが自動的に反映されるため常に最新の機能を使うことができます。また社外からのアクセスの際に設定が不要のため、モバイルでもスムーズに利用できます。

デメリット

• セキュリティ
  外部サーバとのネットワークを介してアクセスするため多少のリスクを伴う
• 他ソフトウェアとの統合
  基本的に不可
• カスタマイズ性
  カスタマイズ性は限定的であるケースが多い

一方で大人数での利用の場合は、数年でオンプレミス型グループウェアと同様かそれ以上の利用コストになる場合があります。さらに外部サーバ内との通信によってグループウェアを利用するため、基本的に既存ソフトウェアとの統合や機能を独自にカスタマイズすることはできません。特殊な運用方法が必要場合はそのニーズに応えられない可能性があります。

こんな企業に最適です

クラウド型グループウェアが最適な企業の特徴として以下が挙げられます。

• 初期費用を最低限に抑え、すぐにグループウェアを導入したいと考えている
• スマートフォンなどのモバイルからグループウェアへ頻繁にログインする
• サーバの保守運用のための人的リソースが豊富ではない
• 常に最新のグループウェア機能を利用したい